רחלתכנית הכשרה למקדמי מצוינות עסקית בארגון קטן – דר רן בר-עם
שוק ה-SME ( Small and Medium Enterprises ) כולל את העסקים הקטנים והבינונים. מספר העובדים שמגדיר את גודלו של העסק תלוי בחוקי המדינה בה העסק נמצא, וגם אז קיימות הגדרות שונות לסיווג העסק. כך למשל קבעה הסוכנות לעסקים קטנים ובינונים שעסק קטן מונה 5 עד 20 עובדים ובעל מחזור מכירות של עד 20 מיליון ₪. עסק בינוני מוגדר מ-11 עד 100 עובדים ובעל מחזור מכירות של עד 100
מיליון ₪.
במאמר זה אציג תחילה את ההבדלים בין חברות קטנות לבין חברות גדולות ובהמשך אציע תכנית הכשרה שגיבשתי לתפקיד מקדם מצוינות עסקית בארגון קטן. להלן המאפיינים העיקריים שיש לקחת בחשבון לפני יישום התכנית אצל לקוחות SME:
- הארגונים הינם שחקני נישה בשוק ולא מהווים שחקני מפתח בענף.
- החלטות בעלות השפעה קטנה בענף.
- משאבי הארגון בד"כ מוגבלים, במיוחד המשאבים הכספיים.
- ספקים רבים נבחרים ע"פ קריטריון מחיר בלבד וללא מתן משקל לאיכות.
- ייעול תהליכים מבוסס ברובו על חשיבה להפחתת עלויות.
- העיסוק המרכזי הינו בתוצאות העסקיות ופחות שביעות רצון של לקוחות ועובדים.
- אין התייחסות לחברה ואין תרומה ו/או השפעה לקהילה.
- המודיעין העסקי לא מפותח ולעיתים אינו קיים כלל.
- התכנון בד"כ לטווח קצר/בינוני ולא לטווח ארוך.
- כמעט ולא קיימים הליכים ונהלים פורמאליים וסטנדרטיים לתהליכים העסקיים.
- לא קיימת שכבה ניהולית ומדרג ניהולי לצורך קבלת החלטה.
- קיימת מודעות נמוכה כי ידע ניהולי הינו מפתח חשוב להצלחה ותכנון אסטרטגי.
- מוכנות נמוכה של בעלי העניין והנהלת הארגון ללמוד ולרכוש ידע.
- במקרים רבים המנהל הכללי הוא גם הבעלים.
- קיימת היכרות מעמיקה של המנהל עם עובדים, ספקים ולקוחות.
- הזמן עד קבלת החלטה, ומרגע קבלת החלטה ועד ליישומה בפועל קצר יותר.
- כמות ותדירות השינויים גדולה יותר מארגונים גדולים.
- עוצמה ומידת ההתנגדות לשינויים בד"כ קטנה יותר.
דרך נוספת שעשויה לתרום לניתוח ולהצביע על ההבדלים בין ארגונים קטנים לבין ארגונים גדולים ניתנת לאפיון על-פי שלושת הממדים הבאים:
ממד 1 : מידת ההבניה של פעילויות ארגוניות הנמדדות באמצעות המידות הבאות:
- מידת ההירארכיה – מספר הרמות בין המנהל הבכיר ביותר לבין העובד מן השורה.
- מידת ההתמחות – טווח חלוקת העבודה הנמדד במספר המטלות השונות של העובד.
- מידת ההצרנה – מידת השימוש בתקנות, כללים ונהלים בארגון.
ממד 2 : ריכוז הסמכות – מידת הריכוז או הביזור בקבלת החלטות בארגון.
ממד 3 : פיקוח ובקרה – מידת הפיקוח והשליטה על התהליכים העסקיים בארגון.
פיתוח תכנית הכשרה למקדם מצוינות מבוססת על המאפיינים הייעודים של ארגון קטן ובינוני. בשלב ראשון הגדרתי את התפקיד ותחומי האחריות של מקדם מצוינות ארגוני כפונקציה של היעדים והמשימות העיקריות הבאות:
- העמקת ידע: הצבת נושא המצוינות כנושא מרכזי בסדר היום בארגון ובפורומים השונים.
- היבטים חברתיים: הגברת המודעות למחויבות חברתית ולמוסריות גבוהה.
- הובלה ומנהיגות: הובלה לשיפור מתמיד בתהליכים העסקיים של הארגון.
- מצוינות ארגונית: הנעה ללמידה והרחבת תחומי עניין בתחום ערכי הליבה של הארגון.
- טיפוח עובדים: טיפוח כישורי העובדים ועיצוב סביבת עבודה מאפשרת ומאתגרת.
- הסמכה למצוינות: הכשרה והסמכה של עובדים נבחרים למקדמי מצוינות עסקית.
ביצעתי מחקר מקדים שנערך בשני ארגונים תוך הקפדה על מענה הולם לצרכים ולמאפיינים המיוחדים של אוכלוסייה זו. המחקר בוצע בבית העסק ובדיקתו נעשתה בקרב המנהלים ובקרב העובדים. ארגון א' סווג כעסק יצרני קטן ומנה 9 עובדים, ואילו ארגון ב' סווג כעסק שירותי בינוני ומנה 28 עובדים.
המטרה האסטרטגית של המחקר הייתה לבחון את מידת ההשפעה על ביצועי הארגון ועל התרבות הארגונית באמצעות הטמעה ויישום של תכנית הכשרה למקדמי מצוינות עסקית. בתחילת המעורבות יש לבחור מקדם מצוינות מתוך השכבה הניהולית של הארגון. בד"כ בארגון קטן המנכ"ל והבעלים יכהן בנוסף גם כמקדם מצוינות ואילו בארגון בינוני יכהנו בתפקיד מנהלים בכירים ו/או מנהלי ביניים בהתאם למידת ההירארכיה וההצרנה האופייניים לארגון.
במהלך המחקר הכשרתי את המנכ"ל לשמש כמקדם מצוינות בארגון א', ואילו בארגון ב' הכשרתי שני סמנכ"לים לשמש כמקדמי מצוינות עסקית במחלקותיהם.
תוכנית ההכשרה למקדמי מצוינות כללה חונכות אישית וסדנאות ייעודיות ונמשכה כשלושה חודשים. החונכות האישית יועדה לפיתוח וקידום היכולות והכישורים האישיים הנדרשים ממקדמי מצוינות והסתמכה על יכולות וכישורים של מנהלים שהובילו את הארגונים הגדולים שלהם לתוצאות עסקיות מצוינות.
להלן חמש היכולות המומלצות לתפקיד מקדם מצוינות בארגון:
- יכולת לנהל בסביבה דינמית המתאפיינת בחוסר ודאות.
- יכולת למידה עצמאית ויכולת ללמוד רעיונות חדשניים בקלות.
- יכולת עבודה בצוות ויכולת טיפול במקביל בנושאים רבים.
- יכולת קביעת סדרי עדיפויות ויכולת הובלת שינויים.
- יכולת לכמת תוצאות עסקיות באמצעות הצגה מדידה פשוטה ובהירה.
להלן חמשת הכישורים הנדרשים לתפקיד מקדם מצוינות בארגון:
- כושר הובלה ומנהיגות.
- כושר ניתוח ויצירתיות.
- כושר ארגון וניהול.
- כושר התמדה בביצוע משימה ונכונות להשקיע מאמץ.
- כושר ניסוח וביטוי בכתב ובעל פה.
במקביל לתהליך החונכות והליווי האישי בוצעו שלוש סדנאות ייעודיות. בכל סדנא השתתפו גם מנהלים נוספים בה הוקנו להם מיומנויות והערכה לביצוע של משימות לפי השלבים הבאים:
שלב א':
סדנא לניהול ידע – תתמקד בהטמעה של יכולות הניהול הבאות: ניהול סיכונים, ניהול עובדים במצבי לחץ ושחיקה, ניהול הערכת ביצועים וניהול משברים.
שלב ב':
סדנא לניתוח תהליכים עסקיים – תתמקד בהטמעת יכולות הלמידה הבאות: למידה ארגונית, יצירת סטנדרטיזציה לתהליכים, קידום מערכת בקרה ושיפור מתמיד של תהליכים.
שלב ג':
סדנא לשיפור ביצועים עסקיים – תתמקד בהצגה גרפית ומדידה של התוצאות הבאות: חיסכון בעלויות מכירה ותפעול, עלייה בתפוקות ומירוב שביעות רצון של המשאב האנושי.
איסוף הנתונים כלל שימוש בשיטות כמותיות ואיכותניות והתבסס על שילוב של מספר כלי מחקר על מנת לאפשר קבלת תמונה כוללת ומקיפה ממקורות שונים. ממצאי המחקר הצביעו על כך שהתוצאות העסקיות הן ברמת הגידול בהכנסות והן ברמת ההפחתה בהוצאות של שני הארגונים היו טובות יותר בממוצע ב18% בהשוואה לאילו שהושגו בשנה הקודמת.
מסקנה:
ניתן להתוות דרך ליצירת תרבות ארגונית המעודדת מצוינות עסקית בארגון קטן באמצעות מעורבות ניהולית.
המלצה:
יש לקדם תכניות חדשניות להכשרה מיטבית של מקדמי מצוינות כך שעשויים להקנות לארגון קטן יתרון תחרותי גדול.
כותב המאמר ד"ר רן בר-עם – www.bar-am.com:
- בוגר הטכניון בתעשייה וניהול (B.Sc), מנהל עסקים (M.B.A) וכלכלה וניהול (Ph.d).
- מנכ"ל בר-עם ייעוץ עסקי בגישה הנדסית ומומחה לניהול רזה ולאסטרטגיות הנדסיות.
- מרצה בכיר המשלב ידע מתחומי דעת שונים ומנטור לצמיחה מקצועית ועסקית.
- מכהן כחבר הנהלה ויו"ר הוועדה לאסטרטגיה בלשכת היועצים העסקיים בישראל.
- מוסמך כיועץ ניהולי בין-לאומי (CMC) וחבר הוועדה להסמכה מטעם הלשכה.