רחלקבלת החלטות בחמישה היבטים עיקריים מעולם התפעול / ד"ר רן בר-עם
ניהול התפעול עוסק בתכנון ובבקרה של כל הפעילויות והתהליכים הדרושים לשם המרה של תשומות לתפוקות, בצורה אפקטיבית ויעילה. בעסק יצרני התפעול אחראי על קליטת חומרי גלם מספקים, ובאמצעות תהליכים ברצפת הייצור מומרים לתוצרת גמורה המיועדת ללקוחות העסק.
המעבר מניהול הייצור לניהול התפעול מצביע על כך שאותם היבטים, שהעסיקו בעבר מפעלים תעשייתיים בלבד, מעסיקים כיום גם ארגונים נותני שירות. בעידן הגלובלי 70% מהחברות הפועלות בשוק העולמי מייצרות שירותים ולא מוצרי צריכה. על מנת לבחון אפקטיביות של תהליך יצרני או שירותי מומלץ להשתמש בארבעת המדדים הבאים: תפוקה מקסימאלית ליחידת זמן, עלויות יצור מינימאליות ליחידת מוצר, עמידה בתקני איכות ושביעות רצון הלקוחות.
ניהול תפעול כולל חמישה היבטים עיקריים של קבלת החלטות, והם: טכנולוגיות תהליך, קיבולת וזימון, שרשרת הספקה, מערך האיכות והמשאב האנושי. במאמר בחרתי להציג בקצרה כל היבט, מרכיביו ושאלות מנחות שמטרתן למקד את היזם בצרכים וביעדים של הארגון העסקי.
טכנולוגיית תהליך
ההיבט מתייחס לתהליך ההמרה שיהפוך את התשומות למוצר תוך דגש על יישומים טכנולוגים וניהול החזקה.
יישומים טכנולוגים – שימוש בכלים, מכונות, חומרה, תוכנה, שיטות ומערכות שתפקידם לאפשר מעבר אפקטיבי מתשומות לתפוקות.
שאלות מנחות: האם התהליך ידני, חצי-אוטומטי, אוטומטי לחלוטין? מהי הטכנולוגיה הדרושה לקיום התהליך? מהו סוג החומרים שמהם מורכב המוצר? מהי מידת המורכבות של המוצר? מהן רמות הדיוק הנדרשות לגבי תכונות מסוימות? כיצד ניתן לשפר תהליכי עבודה, שיטות בקרה, רמות איכות וכדומה?
ניהול החזקה – מכלול הפעילויות הארגוניות והטכניות השוטפות, המיועדות לאפשר פעולה תקינה לארוך זמן, וקיצור משך ההשבתה בשל קלקולים אפשריים של כלים ציוד ומכונות.
שאלות מנחות: מי מבצע את האחזקה? האם ניהול האחזקה מבוצע בשיטה הריכוזית או בשיטה הביזורית? מהו הרכב מחלקת האחזקה? מהי שיטת האחזקה המומלצת? מהם מדדי האחזקה שדרכם ניתן לקבל תמונה אמינה על מצב המכונות הכלים והציוד שבעסק?
קיבולת וזימון
ההיבט מתייחס לתהליך ההמרה שיהפוך את התשומות למוצר תוך דגש על נפח הייצור, מתקנים ומיקומם, חיזוי וזימון.
נפח הייצור – מספר היחידות אשר יכול המפעל לייצר ביחידת זמן נתונה. קיימים 3 גורמים מרכזיים בהחלטה על נפח הפעילות, והם: ביקוש צפוי, עלויות הקמה וגורמי הייצור.
שאלות מנחות: מהו נפח יצור מקסימאלי? מהו היקף הייצור הנדרש? האם מדובר בייצור סדרתי או בייצור המוני, או בדיד? ומהי רמת האיזון של קו הייצור? האם יש להגדיל או להקטין את כמות גורמי היצור בכל תחנת עבודה? האם יש צורך בשימוש בקבלני משנה? כמה מכונות וציוד יש להקצות לכל תחנת עבודה?
מתקנים ומיקומם – מיקום מפעלים ומיקומם הינו בעיה מורכבת ומאופיינת בהחלטות לטווח ארוך כך שקיימים שיקולים רבים בתהליך הבחירה, להלן עשרת הגורמים המשפיעים ביותר: גודל המתקן, טכנולוגיית תהליך, מדיניות מיסוי ותמריצים, נגישות ותעבורה, בעיות סביבתיות, קרבה לשוק, קרבה לספקים, עלויות שכר, כוח אדם נדרש ומיומנות נדרשת, שיקולים לאומיים ובינלאומיים.
שאלות מנחות: מהו סוג המתקן הרצוי? מהי קיבולת יצור מקסימאלית של המתקן? מהו המיקום המועדף למיתקן? מהי כמות המתקנים הדרושה מאותו סוג? מהו תזמון השימוש במתקנים?
חיזוי וצריכה – פעולת החיזוי מנסה לנבא התנהגות של תופעות בעתיד. תחזיות שיווק ומכירה הנן הבסיס לתכנון קיבולת הייצור, לתכנון הפעילות השיווקית ולתכנון מדיניות מחירים. בעריכת התחזית יש להביא בחשבון את שמונת הגורמים הבאים: מצב הביקוש למוצר, פלח השוק למוצר, מתחרים קיימים ופוטנציאלים, ספקים, מוצרים חליפיים, המצב הכלכלי של השוק, המצב הפוליטי של השוק ועוצמת התחרות בענף.
שאלות מנחות: מהו היקף המכירות הצפוי? מהם דפוסי הביקוש של המוצר? מהי השיטה המומלצת לעריכת תחזית (סובייקטיבית, אובייקטיבית)? מהי הטכניקה לביצוע התחזית (ממוצע, רגרסיה לינארית וכו') ?
העמסה וזימון – ניצול מרבי של גורמי הייצור ועמידה בזמני אספקה באמצעות הקצאת פעולות לגורמי הייצור תוך דגש על קביעת המועד שבו פעולה מסוימת עתידה להתבצע על-ידי גורם היצור שלו יועדה.
שאלות מנחות: מהן הפעולות ומהם הזמנים לביצוע? מהו הציוד הדרוש לביצוע הפעולות? מהו מופע ההזמנות ומהם מועדי האספקה?
שרשרת הספקה
ההיבט מתייחס לניהול ובקרה של מערך החומרים והשירותים בארגון, החל בשלב היווצרות הדרישה ועד הספקת המוצר או השירות בעלות מינימאלית, בכפוף לאילוצי איכות ותזמון נדרשים. תפקיד השרשרת מתייחס לקביעת מדיניות לארבעה מערכים מרכזיים, והם: רכש, מלאי, מחסנים והפצה.
מערך הרכש – פעילות שיטתית ורצופה, שמקורה בתכנון מוקדם לטווח הארוך ומטרתה להעביר מוצרים או שירותים מבוקשים מן הספק לצרכן תמורת מחיר מוסכם. פעילות ההרכשה מתייחסת לחמשת המרכיבים הבאים: מנהל, ממון, משאבים חומריים, משאבי אנוש, מכונות וציוד.
שאלות מנחות: אילו חומרי גלם כדאי לרכוש? מתי מומלץ לרכוש אותם? מהי כמות הרכישה ותדירותה? מהו מספר הספקים שעל הארגון להחזיק? מהו טווח הזמן להתקשרות איתם? כיצד לבחור את הספקים ומהו תהליך ההסמכה המומלץ? מהי מהירות האספקה ואמינות האספקה?
מערך המלאי – קבלת החלטות ניהוליות הקשורות למלאי. קיימת התייחסות לסוגי המלאי (מלאי ח"ג, מלאי חומרים קנויים, מלאי בתהליך/עיבוד ומלאי תוצ"ג), יש לאפיין את הסביבה שבה מתנהל המלאי ולהתאים מדיניות מלאי רצויה לכל קבוצת מלאי.
שאלות מנחות: האם להחזיק מלאי? מהי הכמות אשר תוזמן בכל פעם? מתי להזמין? האם יש צורך להחזיק מלאי בטחון ומה גודלו? מהו הטיפול המומלץ ל"מלאי מת"? מהם הגורמים המשפיעים על בחירת המודל לניהול מלאי? מהו המודל לניהול מלאי המתאים לכל קבוצה?
מערך המחסנים – מערכת קבלת החלטות ניהוליות הקשורות למחסן. קיימת התייחסות לסוגי המחסנים (מחסן ח"ג, מחסן בתהליך, מחסן תוצ"ג, מחסן הפצה, מחסן בלאי). עיקר ההחלטות הניהוליות קשורות לשני היבטים מרכזיים: מיקום פיסי של המחסן וגודלו הפיסי, אמצעי שינוע ואמצעי אחסנה.
שאלות מנחות: אילו סוגים של יחידת אריזה ואחסון מומלצים? מהם מתקני האחסון (גודל וכמות) מהם אמצעי השינוע וההרמה (גודל וכמות), היכן ימוקם המחסן ומהו הגודל הפיסי? מהם אמצעי האחסנה הנדרשים? ומהן שיטות האחסנה המומלצות? מהם אמצעי השינוע הנדרשים? ומהן אמצעי השינוע המומלצים?
מערך ההפצה – מערך ההפצה הינו החוליה בשרשרת האספקה המחברת בין החברה ללקוחותיה, ותפקידה לספק מוצרים או שירותים בכמות נכונה בזמן הנכון ובאיכות נכונה.
שאלות מנחות: האם להשתמש בגורמי ביניים או להשתמש במערך הפצה עצמאי? כמה גורמי ביניים מומלץ לכלול בצינור ההפצה ?מהם גורמי הביניים המומלצים? מהי אסטרטגיית כיסוי שוק מומלצת? מהן המשימות ותחומי הפעילות של כל גורם ביניים בצינור? מהם אמצעי השינוע וההובלה המומלצים?
מערך האיכות
מתייחס למכלול התכונות והמאפיינים של מוצר או שירות, המתייחסים ליכולתו לספק צרכים מפורשים או משתמעים בהתאמה לדרישות הלקוח. בדרך כלל נהוג לחלק את האיכות למונחים עיקריים המייצגים תפיסות שונות בציר הזמן: בקרת איכות, הבטחת איכות וניהול איכות.
בקרת איכות – מכלול הפעילויות והטכניקות המבוצעות ע"י המפתח, היצרן והמתחזק, אשר מטרתן מניעה ראשונית של חריגות ותקלות והבטחת מילוי דרישות האיכות בשלב הייצור.
הבטחת איכות – מכלול הפעילויות והטכניקות המבוצעות על ידי המפתח, היצרן והמתחזק אשר מטרתן מניעה ראשונית של חריגות ותקלות והבטחת מילוי דרישות האיכות בשלב הפיתוח.
ניהול האיכות – גישה ניהולית המיישמת את מכלול היעדים והצעדים של הארגון בנושא איכות בהסתמך על מדיניות האיכות שנקבעה על ידי הנהלת הארגון.
איכות כוללת – פילוסופיה ניהולית המייצגת שיפור מתמיד. על פי גישה זו יש לבצע שיפור מתמיד של מוצרים, תהליכים ושירותים בארגון. לגישה זו שותפים כל דרגי הארגון.
שאלות מנחות: מהן שיטות הדגימה ודגימות הקבלה? מהן שיטות הבקרה הסטטיסטית המומלצות בארגון? מהן עלויות המניעה? מהן עלויות הערכה? מהן עלויות כשל פנים ועלויות כשל חוץ? מהם תקני האיכות המחויבים בארגון? מהם תקני האיכות המומלצים לארגון?
המשאב האנושי
מתייחס להון האנושי שאמור להפיק את המוצר ו/או השירות תוך דגש על המבנה הארגוני וניהול ידע.
מבנה ארגוני – בשלב ראשון יש לקבוע את המבנה האירגוני המומלץ לזרוע התפעולית בארגון, יש להגדיר תפקידים ותחומי אחריות לכל עובד. בשלב הבא יש להגדיר נוהלי עבודה ולקבוע מדיניות שכר ותמריצים.
שאלות מנחות: מהו המבנה הארגוני המומלץ? מה הגדרות תפקידו של כל עובד, ומה הם תחומי אחריותו? מהם הכישורים והמיומנויות הנדרשים מהעובד להפקת המוצר או השירות? מהי כמות כוח האדם הדרושה? מהם תהליכי הגיוס והמיון לקליטת העובדים? מהו תהליך ההכשרה הנדרש לעובדים? מהי שיטת שכר עידוד מומלצת?
ניהול ידע – תחום עיסוק שמטרתו שיפור תפוקה ולמידה, על ידי אופטימיזציה של דרכי השימוש בידע, לרוב במסגרת פעילות ארגונית. וכולל ארבעה תחומי דעת: שימור, שיתוף, הנגשה ופיתוח.
שאלות מנחות: כיצד לבנות תרבות ארגונית המעודדת ומתגמלת ידע ושיתוף? מהם תהליכי העבודה בהם יעשו שימוש בידע? איך לייצר ניהול תוכן שיקל על המשתמש לעשות שימוש מושכל ויעיל בידע?
המלצה אישית
לעיתים רבות מעסיקים מתייחסים למשאב האנושי כגורם בעל השפעה מועטה ברשימת מרכיבי ההצלחה של הארגון. כיועץ אסטרטגי אני מסביר למעסיקים שיש לראות במשאב האנושי את חוד החנית והראי לכישורי הליבה העסקיים.
השקעה רציפה במשאב האנושי המבוססת על עידוד וקידום סביבה מאפשרת, סוללת את הדרך ליישום של אסטרטגיה תפעולית המעצבת תרבות ארגונית ותומכת בחזון וובייעוד של הארגון.