טיפים לבחירת מבנה ומיקום לעסק באמצעות תכן הנדסי

טיפים לבחירת מבנה ומיקום לעסק באמצעות תכן הנדסי / ד"ר רן בר – עם

"תכן" פירושו עריכת ייצוג לכל עצם (מוצר, מבנה, שירות, מערכת וכו') המאפשר את מימושו באמצעות תהליכים ייעודים. תכן הנדסי מתייחס למכלול המערכות ההנדסיות הבאות: המערכת הניהולית, המערכת התפעולית ומערכת החומרה.

התכן חל על כל התהליכים העסקיים של הפירמה המאפשרים פעילות תקינה ויעילה של המערכת התפעולית, המערכת השיווקית והמערכת המימונית.

תהליך התכן מכיל העלאת רעיונות, חשיבה יצירתית, המצאות, הסקות, סימולציות וניתוחים שונים בשלב המקדים. לאחר מכן יתקיים מעבר לסקיצות, מפרטים ותוכניות עד לשלב הפקת מוצר או שירות בר קיימא. מטרתו העיקרית של התכן היא ליצור כלי נוסף ויעיל למקבלי החלטות בארגון, לבחינת החלופות המוצעות בשלב התכנון.

ניתן להמשיל את התכן לשלב הפיתוח במחזור חיי המוצר או השירות. שלב זה מתאפיין בעלויות גבוהות ואי וודאות לגבי סיכויי ההצלחה להצגת המוצר בשוק . בשלב זה קיים קושי להעריך סיכויי עמידה בשלושת היעדים הבאים: עמידה ביעדי הזמן, עמידה ביעדי תקציב ועמידה ביעדי איכות.

תכנון נכון מייצר מוצרים ושירותים בעלי סבירות גבוהה להצליח בשלב הצגת המוצר או השירות. לא ניתן לדלג על שלב התכן ויש להשקיע בו את המאמצים הדרושים. במקרים רבים ניתן לומר כי אילו היה מבוצע תכן הנדסי כהלכתו, אזי מוצרים או שירותים לא היו חודרים לשוק, משום שבשלב התכן היו מתגלים כשלים, שיכלו להצביע על סיכויי הצלחה נמוכים למוצר או לשירות.

זאת ועוד ישום תכן הנדסי עשוי למנוע הפסדים גבוהים לבעלים ולמשקיעים הן בשלב הפיתוח והן בשלב ההצגה במחזור חיי המוצר או השירות.

במאמר בחרתי להתמקד בתכן הנדסי מבוסס רעיונות. על הבחירה המיטבית להתבצע באמצעות שאלות מנחות וטיפים מומלצים. על היזם להתייחס לרשימה הנ"ל מנקודת מבט של עלות מול תועלת כך שיוכל לבחור את המבנה והמיקום המיטבי לעסק.

על התהליך לבחירת מבנה ומיקום מיטבי, התומך בתועלת היזם ומותאם לנורמות המקובלות, למלא שני תנאים המתייחסים להיבטים הבאים:

• קבילות צרכן (יזם, יצרן או משווק)
• קבילות חברתית (חוקים, תקנים או נורמות)

להלן מקבץ טיפים ורעיונות אפקטיביים לבחירת המבנה ומיקומו המתייחסים לקבילות הצרכן.

קבילות צרכן ותועלות המבנה והמיקום – 20 טיפים מומלצים

1. הגדר מהו צורך מטרה לעסק (צורך עיקרי) וגזור צורך מטרה למבנה וצרכים משניים למבנה. לאחר שהגדרת צורך מפורש התומך בצרכים משניים – חפש לך מבנה יעודי. בדרך כלל למטרות שונות (השקעה, אחסון, ייצור, מכירה, שירות) מומלצים מבנים שונים ומיקומים שונים.
2. הגדר אופק זמן לצורך המטרה, כלומר, בדוק אם הצורך ארעי או ממושך, למשל: אם זיהית הזדמנות עסקית המבוססת על צורך חד פעמי או עונתי, חפש לך מבנה ומיקום התומך צרכים במונחי אופק זמן.
3. ערוך סקר שוק יסודי בסביבה לגבי מבנה קיים תומך צרכים ודרישות ובדוק האם העלות כוללת להקמת מבנה חדש נמוכה באופן משמעותי מהיצע המבנים הקיימים בשוק שכן לעיתים רבות באמצעות חיפוש מעמיק תבחין שקיים מבנה שעולה בקנה מידה אחד עם הצורך העיקרי ואין צורך בהקמת מבנה חדש.
4. שאל את עצמך אם תועלת הצורה למבנה, המתייחסת הן למופע החיצוני של המבנה והן לפונקציונליות והתכונות של המבנה, נמצאת בקנה אחד עם היכולות הכלכליות שלך ולא עם המכונות הכלכלית שלך.
5. בדוק האם המבנה המוצע חוסך למשתמש בו הוצאות תפעול (מיזוג, ניקיון, הבטחה, אחזקה, חנייה) הוצאת חרושת והיטילים קבועים (ארנונה, מיסי יישוב או מועצה) בהשוואה לחלופות האחרות המוצעות.
6. זכור כי ארגון שירותי מייחס חשיבות רבה יותר להופעה החיצונית של המבנה מאשר לתכונות המבנה והפונקציונליות שלו כלומר הופעה חיצונית אכן חשובה להגדרת צורך מטרה, אך לא על חשבון פונקציונאליות ותכונות המבנה.
7. נסה להתאים ככל שניתן ממדים רצויים למבנה כך שהפעילות השוטפת של העסק לא תיפגע עקב ליקויים מוקדמים במימדי המבנה. מה שמפריע בדרך כלל בשלב התכן עלול להתעצם ולהפריע במהלך הפעילות השוטפת של העסק.
8. זכור כי הפעילות העתידית מתייחסת בדרך כלל לאסטרטגית הצמיחה כלומר להרחבה וגידול של העסק בטווח הבינוני והארוך.
9. זכור כי קיים קשר ישיר בין גודל המפעל וקווי המוצרים לייצור לבין ההחלטה על מיקום המפעל.
10. זכור כי קיים קשר בין דרישות כוח אדם, דרישות האיגוד המקצועי, דרישות תעבורה ודרישות השירותים לבין ההחלטה על מיקום המפעל.
11. זכור כי קיים קשר ישיר בין שיקולים לאומיים ושיקולים בינלאומיים לבין ההחלטה על מיקום המפעל.
12. מומלץ לשלם יותר עבור איכות הבנייה וטיב החומרים ולהעדיפם על פני ההופעה החיצונית. עלויות הופעה חיצונית יהיו בד"כ זולות באופן משמעותי מעלויות שיפוץ והקמה.
13. בדוק טרם חתימה על החוזה מה כוללת עלות רכישה או השכרה של המבנה והאם היא כוללת מחיר בלבד או שהיא מכילה גם עלויות תפעול ותחזוקה. לעיתים רבות עלויות התפעול והאחזקה עלולות להוות נטל כספי כבד על הפעילות השוטפת של העסק.
14. בדוק את הגורמים המונעים מהיזם לרכוש או לשכור את המבנה וכיצד יש להתגבר על גורמים אלה. לעיתים גורמי המניעה נתפסים כבלתי ניתנים לגישור או לפתרון בטווח המידי או הקצר, אולם לאחר בירור מתגלה כי לגורמים המונעים קיים פתרון פשוט התומך בצורך המטרה וכפוף למסגרת התקציבית.
15. בדוק את הרקע ההיסטורי של המבנה המוצע, וחפש תימוכין לשאלה אם המבנה או השימוש בו מעוררים שיקולים מוסריים, התייחסות חברתית או פוליטית. לדוגמא, האם קיימת התייחסות חברתית שלילית למבנים ומקומות המאופיינים בדפוס סדרתי של התאבדויות עובדים או תאונות עבודה קשות או אירועים חריגים אחרים.
16. בדוק אם עיתוי הרכישה או ההשכרה מושפעות מהביקוש למבנה. יש לבדוק האם הביקוש אופקי או משתנה כפונקציה של הזמן.
17. בדוק אם מיקום המבנה מושפע על ידי הצורך בקרבה לספקים, לשווקים לאפיקי הובלה והפצה, לתשתית תעשייתית מפותחת.
18. בדוק האם מיקום המבנה מושפע מן הצורך בקרבה למתקנים אחרים העשויים לתמוך בצרכים מרכזיים או משניים של העסק.
19. בדוק אם מיקום המבנה מושפע מעלויות שכר העבודה ועלויות חומר הגלם.
20. בדוק היכן נמצא שוק המטרה לעסק המתאפיין באסטרטגיית כיסוי שוק מרוכז תוך דגש כי המיקום המוצע נמצא סמוך מבחינה גיאוגרפית ללקוחות העסק.

להלן מקבץ טיפים ורעיונות אפקטיביים לבחירת המבנה ומיקומו המתייחסים לקבילות חברתית.

קבילות חברתית והתאמת המבנה לנורמות – 20 טיפים והמלצות

1. זכור כי סדר ההתחייבות של רכישה או השכרה הוא להלן: התחייבות חוקית, התחייבות מקצועית ולבסוף התחייבות חברתית.
2. בדוק האם ניתן לחבר למבנה תוספות או הרחבות והאם קיימים היתרים ורישוי נדרשים. יש לוודא שהמסמכים תקפים וחתומים הן מצד המוכר או המשכיר, והן מצד הרשויות שבתחום שיפוטן ואחריותן נמצא המבנה.
3. שתף את הגורם המוסמך בתהליך הבדיקה של החלופות המוצעות וזאת בהנחה כי הגדרת המבנה ומיקום המבנה נעשים ישירות על ידי גורם מוסמך ולא ע"י היזם. גם אם אין התאמה לדרישות הגורם, יש לחשוף את הגורם לתהליך החיפוש ולאילוצים הקיימים בשוק והחלופות המוצעות בשוק, עד למציאת מבנה ומיקום תוך שמירה על האינטרסים החיוניים של העסק, ללא חריגות תקציביות.
4. בדוק אם קיימים מבנים חליפיים העונים על הצורך או מבנים עתידיים שיוקמו או יתפנו בטווח הקצר או בטווח הארוך. יש לגשת לרשות המקומית או למועצה האזורית ולבדוק תוכניות הפיתוח ולברר על אודות תוכניות ומענקים מקומיים או ממשלתיים. לעיתים מומלץ לשכור מבנה מזערי עד למעבר למבנה זול יותר ואיכותי יותר מאשר להשקיע סכומים נכבדים במבנה הקיים.
5. בדוק היסטורית את תדירות ההשבתות ומשך זמן תיקון ממוצע לתקלה במבנה המוצע שכן על היזם לצפות ולדעת מהם מצבי השכיחות לאי תפקוד של המבנה, למשל, היבטים של הפסקת חשמל, הפסקות מים וכו".
6. בדוק אם לקוחות העסק יכולים לסבול את אי תפקוד של המבנה ולמשך כמה זמן, למשל היבטים של הפסקות חשמל, הפסקות מים וכו".
7. בדוק האם מתוכננים ומאושרים מבנים אחרים בטווח הקצר או בטווח הבינוני המיועדים לבנייה בסמוך למבנה המוצע ועלולים לגרום לאי תפקוד של המבנה, למשל עקב בעיית רעש, ריח, רטיבות, חנייה וכו'.
8. בדוק האם המבנה דורש בדיקה בחינה תקופתית ומיהם הגורמים המעורבים בהפקת האישורים הנדרשים את ההיסטוריה של בחינות קודמות ומועדי ביצוע של בחינות עתידיות.
9. בדוק האם המבנה דורש רישוי תקופתי ומיהם הגורמים המעורבים בהפקת האישורים הנדרשים את ההיסטוריה של מתן רישוי קודם ומועד ביצוע של רישוי עתידי.
10. בדוק האם התחזוקה מתבצעת ע"י היזם או על ידי גורם אחר ומהו זמן השירות הצפוי ומהי זמינות השירות הצפויה. למשל, מי מטפל בתקלות חשמל, אינסטלציה וכדומה.
11. בדוק האם קיימים אמצעי בטיחות במבנה ואילו אזהרות קיימות ואילו יש להוסיף ולציין.
12. בדוק האם וכיצד תיתכנה תלונות או תביעות משפטיות אודות המבנה או השימוש בו.
13. בדוק האם דרושה טכנולוגיה מקובלת או חדשנית להפקת המבנה והאם המבנה המוצע מאפשר הכנסת אוטומציה בתהליכי הייצור.
14. בדוק האם המבנה מאפשר חלוקה מודולארית קלה וזולה לביצוע ואם המבנה נמצא בתוך מבנה אחר או שהוא יחידה נפרדת ועצמאית. יש לבדוק כיצד החלוקה משפיעה על הפעילות השוטפת של העסק וכיצד היא עשויה או עלולה להשפיע על הפעילות העתידית של העסק.
15. בדוק האם המבנה חדיש לגמרי או שונה במידה רבה מקודמיו, או במידה מעטה מקודמיו, או זהה לקודמיו. על פי מודל תפיסת הסיכון, ככל שהמבנה חדיש יותר מההיבט הטכנולוגי והתהליכי, אזי הסיכון שברכישתו גבוה יותר כך שמומלץ לוודא כי הטכנולוגיה מוכחת והחומרים שממנו הופק המבנה מוכרים ומאושרים לשימוש תעשייתי ועומדים בתקני הבנייה.
16. בדוק כיצד קשורה בחירת החומרים לתפקוד ועמידות המבנה ומהי רמת התקינות של החומרים או הרכיבים הדרושים למבנה.
17. בדוק האם אופי החומרים שממנו עשוי המבנה מכיל חומרים מסוכנים והאם המבנה אמור להכיל חומרים מסוכנים, או תהליכים שיש בהם סיכונים בטיחותיים.
18. זכור כי לעיתים מבנה קיים וישן שהופק על ידי קבלן בעל מוניטין טוב עדיף על מבנה חדש שהופק על ידי קבלן בעל מוניטין מפוקפק.
19. בדוק האם המבנה קיבל אישורים מוסמכים של שלושת הגופים המוסדיים הבאים: כיבוי אש, חברת חשמל, והרשות המקומית או מועצה אזורית.
20. בחן כיצד המבנה עמיד בפני גורמים סביבתיים: למשל תאורה, רעש, רוח ותנאי אקלים אחרים ונסה לקבל מידע היסטורי לגבי תפקוד המבנה ועמידתו בשעות שונות ובעונות שונות.

מסקנות והמלצות:

שלב התכן הינו תנאי הכרחי להפקת מוצר ו/או שירות מוצלח ולכן בחירת מבנה לעסק עשויה להוות החלטה הרת גורל להצלחת המוצרים או השירותים של העסק. בדומה לפרק ניתוח סביבה המופיע בכל תוכנית עסקית, אמליץ ליזם לערוך ניתוח SWOT למבנה המוצע ולמיקומו תוך מתן דגש על ניתוח מקיף לסביבה הקרובה.

יש לציין מפורשות את החוזקות של המבנה והמיקום ולציין מפורשות את החולשות שלו בהסתמך על שתי הקבילויות הנ"ל. כמו כן הניתוח יתבסס על השוואה למבנים חליפיים המוצעים בשוק ועל תהליך רכישה או השכרה של  המבנה על פי גישת התועלות.

ניתן למנוע בקלות בחירות "רעות" של מבנים באמצעות הטמעה ויישום נכון של תכן הנדסי כך שמאפייני המבנה והמיקום יהיו מרכיב בלתי נפרד מגורמי השפעה ליצירת יתרון תחרותי לעסק.

כותב המאמר ד"ר רן בר-עם – www.bar-am.com:

• בוגר הטכניון בתעשייה וניהול (B.Sc), מנהל עסקים (M.B.A) וכלכלה וניהול (Ph.d).
• מנכ"ל בר-עם ייעוץ עסקי בגישה הנדסית ומומחה לניהול רזה ולאסטרטגיות הנדסיות.
• מרצה בכיר המשלב ידע מתחומי דעת שונים ומנטור לצמיחה מקצועית ועסקית.
• מכהן כחבר הנהלה ויו"ר הוועדה לאסטרטגיה בלשכת היועצים העסקיים בישראל.
• מוסמך כיועץ ניהולי בין-לאומי (CMC) וחבר הוועדה להסמכה מטעם הלשכה.